Emite el AGN recomendaciones para la aplicación de lo dispuesto por la SFP para intercambio de información oficial por correo electrónico
La comunicación intercambiada mediante correo electrónico institucional tendrá carácter oficial y surtirá efectos legales salvo en los casos donde la ley de manera explícita exija otras formalidades en su tratamiento y efecto.
Con el propósito de asegurar la continuidad de operaciones en las funciones esenciales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Secretaría de la Función Pública emitió el Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el intercambio de información oficial a través de correo electrónico institucional como medida complementaria de las acciones para el combate de la enfermedad generada por el virus SARS-CoV2 (COVID-19), publicado en el D.O.F. el 17 de abril de 2020 (http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5591878&fecha=17/04/2020) , el cual establece que la comunicación que las organizaciones públicas intercambien mediante correo electrónico institucional tendrá carácter oficial y surtirá efectos legales salvo en los casos donde la ley de manera explícita exija otras formalidades en su tratamiento y efecto.
Para asegurar la correcta aplicación de las medidas definidas en dicho Acuerdo, el Archivo General de la Nación emite las siguientes recomendaciones para orientar a las dependencias y entidades de la APF:
- Las comunicaciones de carácter oficial que en lo sucesivo generen y envíen las dependencias y entidades de la APF a través del correo electrónico institucional, deberán emitirse desde la cuenta del funcionario que suscriba la comunicación y para su identificación se dará continuidad a la numeración consecutiva que guardan los oficios que hasta el momento se habían generado de forma impresa.
- Para facilitar la identificación de los correos electrónicos que, en atención al citado Acuerdo, se envíen durante la emergencia sanitaria, las dependencias y entidades de la APF pueden optar por agregar una letra o siglas a su número consecutivo través de la cuales se identifique el carácter electrónico de la comunicación.
- Para asegurar la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos que integran sus archivos deberá observarse todo lo dispuesto en el Título Segundo de la Gestión Documental y Administración de Archivos de la Ley General de Archivos.
Para complementar la instrumentación de estas medidas, el Archivo General de la Nación estará emitiendo en los próximos días consideraciones mínimas respecto a la gestión de documentos electrónicos, con el fin de avanzar en la construcción de una cultura de eficiencia y optimización en la gestión documental a través del aprovechamiento de medios electrónicos.
El AGN pone a disposición de los servidores públicos de la Administración Pública Federal el correo ddan@agn.gob.mx para atender las dudas relacionadas con la materia del citado acuerdo.
