A un año de vigencia la Ley General de Archivos sujetos obligados guardan severas deudas en su cumplimiento

El pasado 15 de junio se cumplió un año de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, (LGA), la cual busca generar un nuevo paradigma en la cultura organizacional de las instituciones públicas al establecer las bases generales para homogeneizar los criterios con los que las dependencias y entidades públicas deben manejar los documentos de archivo que generan en el cumplimiento de sus atribuciones, lo cual contribuirá a hacer más eficiente la gestión pública y a facilitar el ejercicio de los derechos de transparencia y acceso a la información pública, así como la rendición de cuentas y el combate a la corrupción. La Ley General de Archivos busca también tutelar el derecho de acceso a la memoria histórica, al definir los principios mínimos para la administración de los archivos de las instituciones públicas del país y de aquellos privados de interés público.

Para lograr este nuevo paradigma en la gestión pública, la Ley General de Archivos confiere obligaciones muy puntuales a las dependencias y entidades públicas de los tres poderes en los tres órdenes de gobierno, a muchas de las cuales se les estableció términos para su cumplimiento, los cuales a un año de entrada en vigor de la LGA han vencido, teniendo como saldo un considerable rezago en su cumplimiento por parte de dichos Sujetos Obligados, resaltando la falta de armonización legislativa local, para lo cual las legislaturas locales contaban con un plazo de un año, el cual venció el 15 de junio pasado, fecha para la cual solo los estados de Zacatecas, Durango, Nuevo León, Colima, Jalisco, Hidalgo y Oaxaca han concluido con su proceso de armonización, cabe resaltar que las legislaturas estatales de Tlaxcala, Yucatán, Guanajuato y San Luis Potosí aprobaron en tiempo sus leyes estatales pero se encuentran en proceso de publicación, y para el caso particular de la CDMX, la legislatura estatal aprobó en tiempo su ley local pero la Consejería Jurídica del Ejecutivo local ha realizado observaciones, por lo que el proceso legislativo se mantiene vigente.

Para el caso de los Sujetos Obligados a nivel federal, la mayor deuda se encuentra en la implementación de sus Sistemas Institucionales de Archivos, los cuales son el conjunto de estructuras, recursos humanos y materiales, criterios, procesos y procedimientos que regulan la gestión documental y administración de archivos al interior de las instituciones, y los cuales, conforme al plazo establecido por la LGA, debieron quedar conformados el 15 de diciembre de 2019. De un total de 864 Sujetos Obligados a nivel federal, entre la Administración Pública Centralizada y Paraestatal,  Entidades Públicas del Poder Legislativo y Judicial, Sindicatos y Partidos Políticos, entre otros, solamente 25 (2.89%) han cumplido con implementar en su totalidad su sistema institucional de archivos, mientras que 196 más (22.68%) presentan un cumplimiento parcial, al tener pendiente el nombramiento de alguno de los responsables de las unidades operativas que integran dicho sistema.

Entre otras de las obligaciones a las que la Ley General de Archivos les establece un término para su cumplimiento, se encuentra la elaboración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico, el cual debe ser publicado dentro de los primeros treinta días de cada año.

Mención destacada merece también la obligación de inscribirse al Registro Nacional de Archivos, una plataforma digital administrada por el AGN cuyo propósito es integrar una base de datos con información sobre el estado, conformación y contenido de los Sistemas Institucionales de Archivos y el patrimonio documental que reguardan los Sujetos Obligados, cuyo periodo de inscripción es escalonado según el tipo de Sujeto Obligado y para el caso de aquellos correspondientes al nivel federal su plazo vence el 01 de enero de 2021, habiéndose registrado al momento únicamente 23 instituciones (2.66%).

Es importante resaltar que las instituciones públicas deben contar con instrumentos de control archivístico que definan las categorías de organización de sus documentos, identifiquen su valores, sus vigencias y establezcan su disposición final, los cuales son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, y estos deben estar validados por el Archivo General de la Nación para el caso de los Sujetos Obligados de la Administración Pública Federal, y al respecto se cuenta con 224 dependencias y entidades públicas (25.92%) que han dado cumplimiento, el plazo para presentar estos instrumentos a validación del AGN vence en noviembre de 2020.

El AGN recuerda que, conforme al artículo 16 de la Ley General de Archivos, la responsabilidad de hacer cumplir con los preceptos que dicha ley le confiere a cada Sujeto Obligado, recae sobre la máxima autoridad del mismo, y que el incumplimiento de éstas podrán derivar en responsabilidades para la máxima autoridad, toda vez que las entidades fiscalizadoras, contralorías y órganos internos de control estarán integrando a su matriz de fiscalización el cumplimiento de las obligaciones archivísticas, por lo que se exhorta a las máxima autoridad de cada dependencia y entidad pública a conformar en lo inmediato su sistema institucional de archivos y evitar ser sujeto de sanción.